Tashmë kemi hyrë në tre-mujorin e fundit të vitit dhe shumica nga kur shikojmë prapa, e dimë se me një organizim të mirë të punëve, në këtë përiudhë të fundit mund të arrijmë edhe më shumë. Kur mundohemi t’i realizojmë 100 gjëra përnjëherë, zakonisht përfundojmë duke mos dhënë më të mirën në asnjë drejtim. Kjo pastaj bën që të na bie motivi dhe ditët të ikin pa u vënë re.
Por sot duhet të flasim për pjesen tjetër të medales. Është e Hënë. Zgjedhjet përfunduan, fundjava gjithashtu. 3-mujori i fundit i vitit ka hyrë. Kjo do të thotë se nuk kemi asnjë arsye për t’i lënë detyrat për një ditë tjetër. E gjitha që na duhet është të mësojmë disa rregulla që na bëjnë më produktiv.
Rritja e produktivitetin në vendin e punës është një nga temat që më së shumti diskutohet sot. Kjo sepse falë teknologjisë kemi çdo ditë më shumë arsye për t’u shpërqendruar. Tashmë ekzistojnë qindra aplikacione që na ndihmojnë të kuptojmë sa kohë po kalojmë në rrjete sociale ashtu që të gjejmë një mënyre të “shërohemi” nga ky ves. Përqendrimi po bëhet çdo ditë më i vështirë dhe (në shumicën e vendeve të punës) çdo ditë më i domosdoshëm sepse jetojmë në një kohë kur kërkohet produktivitet dhe kreativitet. Duke i ditur të gjitha këto, lindë pyetja: a ekziston mundësia të bëhemi më produktiv? A ekziston një mënyrë që të rrisim rezultatet për kohën e njëjtë të shpenzuar në zyrë?
Përgjigja, për fat të mirë, është PO.
- BËJE LISTEN E DETYRAVE
Studime të shumta gjatë viteve të fundit e lidhin produktivitetin me procesin e të shkruarit të detyrave. Nder më të famshmit është ai i universitetit të Harvardit, i publikuar para disa viteve. Në ceremoninë e diplomimit, disa studentë kishin plotësuar një pyetësor në të cilin pyeteshin nëse i kishin të shkruara qëllimet të cilat mendonin t’i realizonin pas diplomimit. 10 vite më vonë, i njëjti grup i studentëve u intervistua përsëri. Rezultoi se 3% i gjithë grupit, ata që i kishin pasur të shkruara qartë planet dhe qëllimet, kishin fituar 10 HERË MË SHUMË se pjesa tjetër (97%) e grupit.
Procesi është i thjeshtë: në fillim muajit duhet t’i shkruash qëllimet të cilat duhet t’i realizosh. Secilin qellim e ndanë pastaj në detyra javore dhe ditore, ashtu që të kesh një orientim të saktë ditor. Realizimi i secilit (një plus i vogël afër qëllimit të shkruar) do të të bëjë të ndihesh më afër fitores dhe do të të motivoj të punosh edhe më shumë.
Sot është e Hënë dhe java e dytë e muajit veç ka filluar. Është koha ideale për të definuar saktësisht se çka është e rëndësishme të realizosh gjatë kësaj periudhe dhe të fillosh.
- NDAJI DETYRAT NË GRUPE
Tim Ferris, autori i best-sellerit ndërkombëtar “The 4 hour work week” është treguar i jashtëzakonshëm sa i përket gjetjes së formave për të shtuar produktivitetin jo veç në zyre po në të gjitha sferat e jetës. Në këtë libër ai ka prezantuar konceptin GRUPIM I DETYRAVE (task batching) i cili ka filluar të këtë shtrirje të madhe. Sipas tij në vend se të hidhemi nga një detyrë në tjetrën, është e rëndësishme të përqendrohemi tek NJË LLOJ DETYRASH në një periudhë kohore.
Çka do të thotë kjo?
Logjika pas këtij koncepti është se: duhet një sasi e madhe e energjisë që të hyjmë në “ritmin” e cilës do detyrë që jemi duke e përfunduar. Kur fillojmë më një lloj pune, është e rëndësishme të kryejmë edhe punët e tjera të natyrës së njëjtë pasi kjo do të na shpenzoj shumë pa pak energji se të “hidhemi’ nga një detyrë te tjetra.
Pra,
në vend se të bësh një raport sot dhe një të ngjashëm Premten, mundohu t’i bashkosh të dy brenda ditës sepse kur truri ynë “mësohet” me një lloj detyre, secilën herë që përsëritet detyra e ngjashme procesi bëhet dyfish më i lehtë.
3. PRIORITIZO DETYRAT – FILLO NGA MË E VESHTIRA
Brian Tracy në librin “HAJE KËTË BRETKOSË” , Stephen Covey në “7 zakonet e njerëzve të suksesshëm” dhe shumë shkrimtar e konsulent të tjerë biznesesh, e lidhin produktivitetin me bërjen e detyrave të vështira SË PARI.
Shumica nga ne jemi të prirur të ju “ikim” përgjegjësive të vështira duke e “gënjyer” vetën se jemi duke i përfunduar të lehtat ashtu që më pas të koncentrohemi 100% te detyra jonë kryesore – të cilën Brian Tracy e quan “bretkosa e madhe”.
Kjo, sipas studimeve nuk është e vërtetë për dy arsye.
E para: detyrat e vështira duhet të kryhen në fillim të ditës sepse kemi më shume kreativitet dhe energji. E dyta: nëse i përfundojmë detyrat e lehta, shumë nga ne ushqehen me ndjenjën e fitores dhe kësisoj besojnë se kanë bërë mjaftueshëm për atë ditë.
Sado e vështire të jetë t’i shpëtosh tundimit për t’u marrë me “bretkosën tënde të vogël”, dedikohu që t’i kryesh detyrat e vështira së pari. Mundohu t’i shpëtosh tundimit për të bërë të kundërtën. Është një nga rregullat më të rëndësishme në rritje të produktivitetit dhe suksesit personal.
Në vend se të jemi të zënë gjatë gjithë kohës duhet të kalojmë pak kohë me planifikim. Jetojmë në një kohë kur vetëm kryerja e detyrave nuk mjafton dhe secili nga ne e di këtë shumë mirë. Fillo më hapa të vegjël dhe me plan të madh. Fillo sot. Në fund të vitit, kur t’i realizosh qëllimet e jetës dhe biznesit, mund të na shkruash dhe të na falënderosh për këshillat. 😀